贵州师范大学的前身国立贵阳师范学院创建后，由总务处文书组负责学院档案（印信）管理，设管理人员1名。196l年，学院成立文书档案室，实行党政档案集中统一管理，隶属党委办公室领导，配备文书档案管理人员、人事档案管理人员各1名。“文化大革命”期间，学院档案工作处于半瘫痪状态。1975年，学院档案工作开始逐步恢复。1991年，学校成立综合档案室，隶属校长办公室领导，设主任（校长办公室副主任兼任）、副主任各1名，另配备专职档案工作人员2名，集中统一管理学校党政管理、教学、科研、财会、基建、出版物、外事、仪器设备、声像等不同形式和载体的档案。2004年，原贵州理工职业技术学院并入，档案馆接收该校全部档案并专设一个全宗实行统一管理。2005年，学校正式成立档案馆（副处级机构），将人事档案并入档案馆集中统一管理。2010年，档案馆升格为正处级单位。现有馆长1名，有11名职工，全部具有本科以上学历，其中，副高职称3名，中级职称3名。

档案馆目前已全部搬迁至花溪校区。花溪校区档案馆总面积约7000平方米。

学校现有贵州师范大学和原贵州理工职业技术学院两个全宗。其中，贵州师范大学全宗涵盖国立贵阳师范学院、贵阳师范学院和贵州师范大学三个时期。档案内容丰富，包含了学校工作的各个方面，共有党政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、人事档案10个门类和载体的档案。

1992年，经贵州省档案局考察组考评，学校档案工作达贵州省省直机关档案管理三级标准。2007年学校档案馆被评为“贵州省档案工作优秀集体”。2009年，学校档案工作通过贵州省事业单位档案管理“五星级”评估，成为贵州省首家档案管理“五星级”事业单位，并被贵州省档案局授予“迎接档案事业发展综合评估工作突出贡献单位”。2011年，干部人事档案通过省委组织部一级指标的验收。2013年，花溪校区建设项目档案通过国家重点建设项目档案管理工作检查；“贵州师范大学实物珍藏馆”获批“贵州省优秀校园文化育人基地”。2018年，档案馆整体搬迁至学校花溪校区。